第一條 目的 #
為控管公司印鑑、用印、電子簽核、合約版本、董事/股東文件、付款與對外承諾之有效性，避免越權、偽造、版本混淆與文件外流，特訂定本辦法。
第二條 印鑑保管 #
公司大小章、發票章、銀行印鑑、電子憑證與簽署帳號應由指定保管人管理，保管人不得同時為未經授權之核決人與用印申請人。印鑑存放應安全並限制存取。
第三條 用印申請 #
用印前應提交用印申請，載明文件名稱、相對人、用途、金額、風險等級、合約審查狀態、核准人、份數與寄送方式。未完成合約審查或核決程序者不得用印。
第四條 用印紀錄 #
每次用印應記錄日期、文件、份數、申請人、核准人、保管人、流水號與掃描檔。作廢文件應標示作廢並保存。
第五條 電子簽核 #
電子簽核應使用公司核准工具，保留簽署人、時間、版本、IP 或系統紀錄。涉及重大合約、個資、醫療資料、IP、募資或付款者，須確認電子簽章方式符合法令、合約與相對人要求。
第六條 文件版控 #
合約、報價、SOW、規格書、董事/股東文件、制度文件、對外簡報與投標文件，應採版本號與核准版管理。不得以聊天截圖、口頭同意或未命名文件作為最終版本。
第七條 對外寄送 #
對外寄送合約、報價、技術規格、機密文件前，應確認收件人、附件、版本、分級與授權。Trade Secret 或 Customer Sensitive 文件不得以個人信箱或未授權雲端連結寄送。
第八條 銀行與付款文件 #
銀行開戶、付款、保證金、押標、履約、借款、資金調度等文件，須由 CFO/CSO 或授權人審查，並依核決權限用印或簽署。
第九條 遺失、誤用與撤銷 #
印鑑、電子憑證、簽署帳號遺失、疑似盜用或文件誤簽時，應立即通報 Legal、Finance、Security 與 CEO Office，採取停用、撤銷、通知相對人與補救措施。
第十條 定期盤點 #
Administration 每季盤點印鑑、電子憑證、簽署帳號、用印紀錄與作廢文件，異常提治理會議追蹤。