本一科技採購、費用報支、資產與雲端成本管理辦法

第一條 目的 #

為控管採購、費用報支、硬體試產、雲端與 AI 用量成本、固定資產及供應商支出，確保支出合理、可追蹤、可歸屬至專案與毛利分析，特訂定本辦法。

第二條 適用範圍 #

包含軟硬體採購、雲端與 GPU 算力、模型 API、SaaS 工具、顧問、外包、差旅、行銷、公關、教育訓練、硬體 BOM、BodyCam/BodyCard 試產、辦公設備及其他公司支出。

第三條 採購原則 #

1. 必要性：支出須對研發、交付、資安、客戶成功或公司營運有明確目的。
2. 比價性：非標準低額採購應比價或提出不比價理由。
3. 留痕性：需求、報價、核准、驗收、發票與付款須可追蹤。
4. 分類性：採購應標示專案、成本中心、費用科目與是否可轉嫁客戶。
5. 資安性：涉及資料、模型、雲端或委外者須經 Security/DPO 檢查。

第四條 採購分級 #

第五條 費用報支 #

費用報支應於費用發生後三十日內提交，並附原始憑證、用途、專案、核准紀錄與付款資訊。逾期、憑證不完整或與公司業務目的不明者，Finance 得退回補件。

不得報支個人消費、與業務無關之娛樂、無核准之禮品、未經核准之高額差旅、違反法令或公司倫理之支出。

第六條 雲端與 AI 成本治理 #

1. 雲端、模型 API、token fee、GPU、儲存與流量應建立 usage ledger。
2. 每月檢視用量、單次成本、異常尖峰、快取命中率、模型路由與低風險任務小模型化機會。
3. 客戶可轉嫁成本應與報價、合約、usage fee 與技術服務費對齊。
4. 異常用量應於三個工作日內分析原因並提出修正。
5. 涉及醫療資料之雲端服務須遵守病歷不出境、去識別化與合約授權要求。

第七條 硬體與試產管理 #

BodyCam、BodyCard 及相關硬體採階段式試點、BOM 成本控管與驗收紀錄。試產前應確認需求、規格、採購數量、測試責任人、報廢風險、資產編號與客戶或研發用途。

第八條 固定資產 #

設備、電腦、測試機、攝影設備、硬體模組及高價工具應建立資產台帳，載明名稱、序號、購置日期、金額、保管人、使用地點、專案用途、折舊或攤提、維修、報廢或移轉紀錄。

第九條 驗收與付款 #

採購付款前應確認交付物、服務期間、發票、驗收與合約條件。預付款、保證金、押標金、履約保證金應另行分類，不得列為費用美化或混同正式營業成本。

第十條 稽核與保存 #

Finance 每季抽查採購、報支、雲端成本與資產台帳。相關憑證至少保存五年；涉及會計帳簿、財務報表或未結合約者，依財務保存規定辦理。

第十一條 資本化與費用化 #

符合資本化條件之設備、硬體模組與耐用工具應列為固定資產並依政策折舊或攤提；不符者列為當期費用。資本化與費用化之判斷標準（如金額門檻、耐用年限）由 Finance 依會計政策與顧問意見訂定並一致適用，與 TOAI-FIN-001 收入成本分類對齊。

第十二條 罰則與責任 #

違反本辦法（含虛報費用、規避比價或核決、未經核准之高額支出、將私人消費列報）者，依情節由 Finance 會同 CFO/CSO 退件、追回、限制權限、懲處或依法處理。

第十三條 相關文件 #

TOAI-FIN-001（財務內控與分類）、TOAI-LEG-001（採購合約）、TOAI-OPS-001（供應商）、TOAI-SEC-001（涉資料/雲端採購審查）、TOAI-ETH-001（贈禮招待）、TOAI-ADM-002（付款用印）、TOAI-GOV-003（名詞定義）。

附錄 修訂紀錄 #